جملة سياسة اجتماعات ادارة المشروعات

نريد ان ننشىء سياسه لانعقاد اجتماعات المشروعات. اى اقتراحات؟

خلفيه عن سياسة اجتماع المشروع: ليس كلنا نعتقد بوجود جملة سياسه فى اجتماعات المشروعات لكن باعتبار التكراريه و التكلفه للاجتماعات نحن نعتقد ان وجود ارشاد او معيار امر يستحق. اجتماع متواضع من 7 اشخاص يقبضون متوسط 4000 جنيه/ الشهر يتكلفون حوالى 3 جنيه فالدقيقه!

وضعية السياسه:استخدام تكلفة الاجتماعات بفاعليه و التخلص من ما هو غير مهم.

معايير السياسه

بعض الجمل السياسيه المقترحه:

الاجتماعات تعقد فقط عندما يتم استدعاء تنسيق المشروع, اتخاذ القرار او حل مشكله. لهذا تاريخ الاجتماع و الاجنده سيوضعون قبل الاجتماع بوقت كاف للتحضير ويوزعون لكل من سيحضر للاجتماع. ملخص الاجتماع يجب ان يسجل و يوزع لهؤلاء الذين يريدون ان يعلموا فى خلال يومى عمل من تاريخ انعقاد الاجتماع. الملخص سوف يركز على القرارات التى تم الوصول اليها و قاعدة القرار و مهمات واضحه.

التعريف: اجتماع المشروع هو الجمع بين شخصين او اكثر لمناقشة عمل المشروع

السياسه المستهدفه: التفريق بين نوعين اساسيين من الاجتماعات (اجتماعات تقدميه و اجتماعات لحل المشاكل) 

الاجتماعات التقدميه:

 تحتوى على مناقشة حالة التقدم, عوائق التقدم و خطوات التلطيف. مثاليا فكل المدخلات يجب ان تكون موجهه للمستقبل. الاشياء العظيمه التى حدثت الاسبوع الماضى يكون لها علاقه فقط اذا اسهمت فى تقدم الاسابيع القادمه. فقط الذين لهم اسهامات يجب ان يحضروا.

حل المشاكل:

تطبق عندما تتفق الافكار على تحسين النتائج و تنسيق المشروع يكون مهم. تركيبة اجتماعات حل المشاكل تكون اقل تعقيدا. المشكله المراد حلها يجب ان تشرح بوضوح جيدا قبل الاجتماع ونوع الاجتماع يجب ان يحدد. فقط هؤلاء الذين على قدر من الخبره يجب ان يحضروا. اعتبر بتقنية "مواجهة- العقل"

التوقعات بالنسبه للمشاركين: اعلم لماذا يحضروا الاجتماع, اقرأ بالراجع الماده الاوليه, جهز المعلومات المهمه للاجتماع, خذ مسؤليات ملائمه للمشروع و المهمات المطلوبه

المعلومه الجيده تعد متطلب اساسى لادارة مشروع ناجحه