تخطيط معلومات / اتصالات المشروع

هل حقيقة احتاج خطه لاتصالات / معلومات المشروع, ماذا سيكون شكلها؟

تخطيط معلومات / اتصالات

باعتبار اهمية الاتصالات و تخزين المعلومات و استرجاعها انه لمن المفاجىء ان عملية التخطيط هذه ليست بجليه للمشروع

الحقيقه هى: الاتصالات هى طبيعه ثانيه لمهام حياتنا اليوميه حيث الكثير يتم القيام به بالطريقه التى نفعلها دائما. فى عمل المشروع توجد مساحه للتطوير و قليل من التخطيط هو الطريق للوصول اليه.

خطة معلومات / اتصالات

حتى اذا كانت الخطه رسميه ام غير رسميه

نحن نقترح ثلاث مكونات كما يلى:

1- اتصالات "داخليه" بين شركاء المشروع (هؤلاء يرتبطوا بشكل مباشر  بمهام المشروع)

2- اتصالات "خارجيه" بين شركاء المشروع (هؤلاء مع بعض الاهتمام فى المشروع)

3- تخزين و استرجاع المعلومات متضمنا السماح بالدخول, الامن و السلامه

مثال لمحددات خطه

ربما يكون جدول المحتويات كالتالى مثلا:

1- المقدمه و الغرض

2- المستمعين

3- الراسلين (من المسئولين)

4- اتصالات (نوع المحتوى)

5- التوقيت (التكراريه)

6- القناه (الوسط)

7- الاجابه (تأكيد)

8- تخزين البيانات و استرجاعها

9- اشياء اخرى (تفاصيل, ايضاحات)

ايضاحات مقطعيه

الاتى بعض الاقتراحات للمحتوى

1- المقدمه و الغرض: تشرح سمات الاتصالات لمشروع, احتاجات شركاء المشروع من المعلومات, تشرح لماذا الخطه مهمه (مثلا: سياسة الشركه, ادارة المحفظ, علاقات عامه مسموعه) و ماذا يجب للخطه ان تصل (مثلا: التنسيق, التكامل, الموافقه المتطوره)

2- المستمعين: اكتب قائمه بالمستمعين المفاتيح و شركاء المشروع مستمده من محددة مسئولية المشروع او من مسح شركاء المشروع و التحليل و مستويات الاسبقيه ذات الصله. عرف "نسخ لـ ...." حيث المستند الواحد يكتفى. فى حالة العامه ربما يكون الاتصال منتشر او بالتحديد مركز. الارشيف يحتوى على متابعه, ضريبه و اغراض تقدير الوحده

3- الراسلين: تعبر بالتحديد عمن هو مسئول عن كل نوع اتصالات مثلا التقارير الدوريه, تقرير التكلفه, التوقعات, تغيير الطلبات او المعلومات العامه

4- الاتصالات: تشرح نوع المحتوى مثلا واقعى, منبهات المخاطر, حساس، مشروع محدد، تفاعلى(للاستخدام فى مشاريع اخرى) , مخزون على المدى القصير او الطويل, الدروس المستفاده ....الخ. نسخه ورقيه او عرض حى, ورشة عمل, وسط الكترونى و المهارات المتعلقه المطلوبه

5- التوقيت: ماهى المعلومات الموزعه متى(مجهزه وموزعه ببرنامج مواعيد محدده مثل التقارير الدوريه أو مرتبطه بنشاطات المشروع لتنبه هؤلاء الذين يصدموا بالاعمال الفجائيه)

6- القناه: تشرح الوسط الذى ستنتقل خلاله الرساله او تخزن مثلا نسخه ورقيه: شكل قياسى, جوابات دوريه, انظمة الملفات او الارشيف أو الكترونى: تليفون, بريد الكترونى, ملف, تطوير موقع انترنت, وحدة تخزين أو اوراش عمل, عروض عامه, منازل مفتوحه

7- الاجابه: الوسائل لتأكيد ان الرساله استلمت مثلا: تأكيد روتينى كجزء من الخطوات أو الوسائل للناس لاثارة مواضيع و اسئله مثلا منتديات العامه, اوراش العمل

8- تخزين البيانات و استرجاعها: اين ستخزن البيانات و فى اى شكل, نسخ ورقيه ام الكترونيه. هل سيوجد ملخص / عملية تحويل لاغراض التخزين. كيفية تكرار عملية تخزين البيانات. كيف للبيانات المسترجعه ان توزع. من سيكون المسئول

9- اشياء اخرى: تقدم تفاصيل اضافيه او توضيحيه بخصوص المشروع