تنفيد عقد / توريد – جزء أول

ما الذى يجب ان اعلمه عن عملية تنفيذ عقد / توريد؟

عملية تنفيذ عقد

لبدأ عملية تنفيذ عقد تأكد ان كل الخصائص التى يحتاجها المورد متاحه فى الوقت المناسب مثل المعلومات الرسميه، المعدات، التسهيلات أو أذن الدخول و التى يحتاجها المقاول ليسمح ببدأ العمل تحت بنود العقد. هذا يجب ان يتم باستخدام مستند نقل مناسب يحتوى على جمله الملكيه الاصليه.

العمل مع المورد

انه لمن المهم ان ترتبط مع المورد، استلام و مراجعة التقارير التقدميه و تقديم استجابات او تشهيلات كما هو مطلوب. كجزء من سجل مستند العقد تأكد ان هناك تقارير تقدميه, محاضر اجتماعات و صور كما هو متطلب، ايضا ابقى على سجلات لكل التعهدات، المدفوعات، المحتجزات, و المحتجزات المدفوعه.

المدفوعات التقدميه

طبيعيا، المورد سوف يقوم بارسال فواتير تقدميه عاديه. تأكد ان محتويات كل فاتوره متسقه مع الشروط الماليه للعقد متضمنه "المحتجز" المحتفظ به اذا كان قابل للتطبيق. تأكد ان الفاتوره تعرض كل المدفوعات حتى تاريخه، و كل قيمة العقد. قم بضبط تحويلات العمله، اعمال الجمارك، الخ اذا كان قابل للتطبيق، و احصل على اعتماد قائد المشروع.

فاتوره معتمده

الخطوات السابقه ينتج عنها فاتوره معتمده. ارسلها الى ادارة الحسابات و حثهم على دفع الفاتوره. مما لاشك فيه ونظرا للروتين سوف يقومون باصدار شيك و ارساله للمورد، انه لمن المهم التأكد من وقت لاخر ان الاموال قد وصلت الى المورد حيث لا شىء يعطل سير العمل اكثر من التأخر فى السداد.

التغيير فى عقد

انه لضرورى ان تبقى على مسار التغييرات. قم بتوثيق اى تغيرات للعقد بناءا على المعلومات المقدمه من مدير / قائد المشروع. احصل على وصف مكتوب بالتغيير ومن ثم احصل على عرض المورد للعمل المتعلق بالتغيير متضمنا اى تأثير على سير العمل و تأثير ذلك على البرنامج الزمنى للعقد. التغيرات قد تنشأ ايضا من طرف المورد فقم باتباع نفس الخطوات.

عروض التغييرات

لحظه ان يتم استلام عرض لتغيير. تحقق من انه متسق مع بنود العقد بشأن التغيرات. احصل على اعتماد قائد المشروع و قم باصدار امر تغيير للمورد ثم توزيعه على هؤلاء الذين يحتاجوا ان يعلموا. ينتج عن ذلك عقد امر تغيير رسمى.

هل السعر المقدم من المقاول معقولا

كن حذرا حيث انه فى العقود الساريه فان التغييرات تؤثر على الانتاجيه لذلك ربما يتولد تأثير فى التكلفه يتوقف على مقدار التغيير. يجب تعويض المقاول عن هذا التأثير. فى بعض الحالات التأثير لا يتم الشعور به، التعرف عليه، ملاحظته او تقييمه الا الى ان يتم عمل هذا التغيير

تأثيرات التغيرات

هى العناصر المؤثره من حيث حجم التغيير، كم من الوقت الفائض لانجاز تغيير المستندات و التنظيم لها بعد الاعتماد، كم من العمل يجب ان يعاد تنفيذه او على الاقل يتم اختبار مدى تأثيره متضمنا اى اعادة تخطيط ضروريه. تكرارية التغييرات المتعدده و التى تجميعها يؤدى الى التمزق و انخفاض المعنويات عموما كما تؤدى الى فقد الانتاجيه.

الافرع القانونيه

لسوء الحظ، فى عمل مشروع الاحتياج القانونى و البيروقراطى للاعتماد الرسمى قبل ان يبدأ العمل فى التغييرات ببساطه ليس متسقا مع الاحتياج العملى للمشروع لانجاز العمل بكفاءه.