فوائد ونصائح عن الكتابة الناجحة لكتيبات

 

   ما هي فوائد ونصائح يمكنك اعطائي للكتابة عن أدلة إدارة المشروعات؟


فوائد الكتيبات

الأدلة المكتوبه جيدا تقدم: تنظيم عمليات رسمي ومتسق, أفضل ضمان معاملة موحدة للمهام المتكررة,المحافظة على السياسات والإجراءات وبخاصة عند تغيير الموظفين. تصريح مناسب بالنسبة لاجراءات جديده, أو متغيره,وسيلة للتحسين المتواصل
كما تقدم: وسيلة جديدة للعمل,اداه موحدة للتدريب كأساس للتعيينات الجديدة,مساعدة لاعداد الناس لأفضل المواقع, بديل جزئي للذاكرة, العمل والقضاء على التخمين, إلزام بتذكر الوقت, أقل  وفورات في إدارة الوقت.

نصائح لكتابة الكتيبات

اعرف المستخدم, تذكر ان الدليل للمستخدم, جمع التفكير باتجاه وجهة نظر المستخدم, ضع المعلومات الحقيقيه في الدليل وما يتناسب مع احتياجات المستخدمين  وفي مستوى خبرة المستخدم، احصل على رأى مجموعة من المستخدمين المعنيين حتى أن "تمتلك" النتيجة النهائية, حافظ الدليل موجزا قدر الإمكان لكن ات يكون معبرا عن نفسه ليست مهمة سهلة.
اضمن سهولة استرجاع المعلومات فـ 90 ٪ من الوقت ، المستخدم سوف يستخدم الدليل فى البحث عن المعلومات و 10 ٪ فقط من المعلومات للقراءه وهكذا ، يجب أن يكون سهل التنقل بالنسبة للمستخدم للعثور على ما يبحث عنه ومن ثم ، يحب ان يكون جدول المحتويات جيدا
وإبقاء وصف بسيط, استخدم أمثلة لتوضيح إجراءات أو تعليمات
معينه كلما كان ذلك ممكنا ومناسبا فمثال بسيط واحد يغنى عن صفحة من التفسير.

حذار من العترات على الأدلة  وتأكد أنك لا تقع فريسة إلى ما يلي من الاحتجاجات

 كتيبات من الصعب جدا استخدامها فهي مجردة ، أو معقدة الالفاظ , من الصعب جدا قراءتها, كبيرة جدا وضخمة , من الصعب جدا العثور على معلومات محددة, مضى هذا التاريخ ، لم تحتفظ بالتغيرات، أو ناقصة,  ضيقة للغاية ، مما يحد من القدرة على ممارسة الحكم,  وأنها لا تشجع المبادرة وحرية العمل

افعل تجربة , إعطى الدليل ل شخص لم يستخدم الإجراءات  واطلب منه ما اذا كان بامكانه متابعتة بطريقه صحيحه.

اسمع الردود  وحدد نقاط الضعف. وأخيرا ، ابقي على الدليل مستكمل لضمان أن يعكس الدليل آخر الأفكار فخلافا لذلك ستحصل على سمعة سيئة  وتكون مجرد جمعت الغبار على الرف.

لماذا أدلة إدارة المشروعات؟

توفير توجيه متسق لجميع مشروعات المنظمة  لرفع مستوى الأداء الناجح, إنشاء خط الأساس المرجعي لمراجعة الحسابات واستعراض الأداء لتعزيز عمل المنظمة ودية مع العملاء وأصحاب المصلحة والمشروع

لماذا كتيبات للمشروعات؟

عندما يكون للمشروعات اتجاه متسق فمهما كان نوع المشروع، يمكن تحديد أولوية المشروعات من قبل الإدارة العليا  على أساس منتظم حيث التدريب متسق وعالمي. توقعات العملاء وأصحاب المصلحة من هذه العملية يمكن أن تتبلور.

 تأكد من أن مشروع الدليل يركز الاهتمام على "رضا العملاء" من خلال الاتصال وإشراك أصحاب المصلحة وذلك لتحقيق نتائج ناجحة.